Procédures

Comment soumettre un résumé à l'IEEE

1- Pour être publié dans IEEE Xplore, les auteurs doivent soumettre leurs résumés en ligne via le système IEEE PDF eXpress. Les auteurs ont jusqu’au À confirmer.

2- Les résumés doivent être soumis selon les instructions ci-dessous pour s'assurer que les résumés seront lisibles par le système en ligne et adhérer aux politiques de publication de l'IEEE ;

 3- Créez un compte IEEE PDF eXpress Plus ou connectez-vous en utilisant votre identifiant si vous avez déjà un compte. Utilisez "44333xp" pour l'ID de la conférence lorsque vous y êtes invité (les nouveaux utilisateurs recevront un courriel confirmant la création de leur compte) ;

 4- Une fois le processus terminé, l'option " Approve for collection " sera disponible dans votre compte. Appuyez sur cette option si vous êtes satisfait du résultat final. L'écran suivant confirmera le statut du papier en tant que " Approved for collection ". Le processus est terminé, vous pouvez vous déconnecter.

5- À propos du formulaire électronique des droits d'auteur de l'IEEE. Après que la soumission de l'article sera accepté à l'IEEE en juillet, les auteurs recevront un courriel de l'IEEE pour remplir le formulaire électronique de des droits d'auteur pour l'article soumis. Ceci complètera le processus de soumission à Xplore.

Instructions PDF pour le processus de soumission (en anglais seulement)

Connectez-vous à la page principale : http://www.pdf-express.org/plus/

ID de la conférence : 2018 Photonics North (PN) - #44333xp

Date limite : À confirmer


Boîte à outils

        Téléchargez les exigences de l'IEEE pour le document PDF V3.2.

         Téléchargez le modèle de manuscrit de l'IEEE.


Processus

Les auteurs doivent soumettre leurs résumés en ligne par le biais du système de soumission papier.

Les résumés doivent être soumis selon les instructions ci-dessous pour s'assurer que les résumés seront lisibles par le système de révision en ligne et adhérer aux politiques de publication de l'IEEE.       


Exigences relatives aux résumés

Les résumés ne doivent pas dépasser une page, y compris le texte, les figures et les références.

Veuillez noter qu'après la date limite de soumission, la liste et l'ordre des auteurs ne peuvent être modifiés et doivent rester inchangés dans la version finale du manuscrit.

Les communications acceptées doivent être présentées à la conférence par l'un des auteurs. L'un des auteurs doit s'inscrire à la conférence et doit le faire avant la date limite d'inscription des auteurs. Dans le cas contraire, les communications seront automatiquement retirées du programme et des actes de la conférence ;

Photonics North exige que chaque communication acceptée soit présentée par l'un des auteurs en personne sur les lieux de la conférence selon l'horaire publié. La présentation par toute personne autre que l'un des co-auteurs (procurations, vidéo ou distribution à distance) n'est pas autorisée, à moins qu'elle n'ait été expressément approuvée avant la conférence par les coprésidents techniques. Pour les affiches, un auteur doit être présent sur l'affiche pendant toute la durée de la session. Tout papier accepté dans le programme technique, mais non présenté sur place sera retiré des actes officiels archivés sur IEEE Xplore.


Relation avec le travail antérieur

Le texte du document devrait contenir des discussions sur la façon dont les contributions du document sont liées aux travaux antérieurs sur le terrain. Il est important de replacer les nouveaux travaux dans leur contexte, de reconnaître le mérite des travaux fondamentaux et de fournir des détails sur les travaux antérieurs qui ont été publiés dans la littérature. Il peut s'agir d'une section distincte et numérotée, ou elle peut apparaître ailleurs dans le corps du manuscrit, mais elle doit être présente.

Vous devez différencier ce qui est nouveau et la façon dont votre travail s'étend ou prend un chemin différent de celui des études précédentes.


Format du fichier (conteneur)

Le processus d'examen sera effectué à partir de la soumission électronique de votre article. Pour vous assurer que votre document est compatible avec le système d'examen et le système des procédures, vous DEVEZ respecter les exigences suivantes.
Les articles doivent être soumis en format PDF (Portable Document Format) d'Adobe et doivent respecter strictement les exigences de l'IEEE pour les documents PDF v3.2.

 Ces exigences exigent que vos fichiers :

Doit avoir TOUTES LES FONCTIONS INTÉGRÉES et SOUS-RÉGLÉES. L'incorporation de polices est la cause principale de l'incompatibilité IEEE Xplore. Reportez-vous à la documentation relative à la génération de vos fichiers PDF pour savoir comment intégrer et sous-régler les polices. Le document ci-dessus fournit des instructions sur la façon de vérifier l'intégration et le sous-réglage des polices ;

Doit avoir des pages de format " US Letter " ou " A4 " ;

Doit être dans l'ordre "1ère page en premier" ;

Ne contient pas d'hyperliens ;

Avoir des images monochromes sous-échantillonnées à 600 ppp, des images en niveaux de gris et des images en couleurs à 300 ppp.

Limite de taille de fichier : Les auteurs seront autorisés à soumettre des fichiers pesant jusqu'à 10 Mo.

Nom du fichier : Lors de la soumission de votre article, le système de soumission en ligne vous demandera de renommer votre fichier avec un nom spécifique qui vous sera donné à ce moment-là. Veuillez respecter scrupuleusement ces instructions. Encore une fois, veuillez noter que seuls les fichiers PDF seront acceptés.


Langue d'écriture

L'anglais est la langue officielle de la conférence. Par conséquent, tous les articles doivent être entièrement soumis (et présentés) en anglais.


Marges

Les documents doivent être formatés pour le format standard Letter ou A4. Tout texte ou autre matériel en dehors des marges spécifiées ci-dessous ne sera pas accepté.  Les marges suivantes sont valables pour les DEUX formats de papier :

Tous le texte et les figures doivent être contenus dans une zone de 178 mm x 229 mm (7" x 9") ;

La marge gauche doit être réglée à 19 mm (0,75") ;

La marge supérieure doit être réglée à 25 mm (1 po), sauf pour la page titre où elle doit être réglée à 35 mm (1,375 po) ;

Le texte doit apparaître en deux colonnes de 86 mm (3,39 po) de largeur avec un espacement de 6 mm (0,24 po) entre chaque colonne ;

Sur la première page, les 50 mm (2 po) supérieurs des deux colonnes sont réservés au titre, au(x) auteur(s) et à l'affiliation (s). Ces éléments doivent être centrés sur les deux colonnes, à partir de 35 mm (1,375 po) du haut de la page ;

Le résumé sur papier doit apparaître en haut de la colonne de gauche, à environ 12 mm (0,5 po) sous le titre et d'une longueur maximale de 80 mm (3,125 po). Laisser 12 mm (0.5 ") d'espace entre la fin du résumé et le début du texte principal.


Caractères

Afin d'obtenir la meilleure expérience de visionnage possible pour le processus de révision et les procédures de la conférence, nous encourageons fortement les auteurs à utiliser les polices Times-Roman ou Computer Modern. Si une police de caractères qui n'est pas reconnue par le système de soumission est utilisée, votre proposition ne sera pas reproduite correctement. 
Taille de police : Utilisez une taille de police qui n'est pas inférieure à 9 points sur l'ensemble du papier, y compris les légendes des figures. En police 9 points, les lettres majuscules ont une hauteur de 2 mm. Pour les polices de caractères à 9 points, il ne doit pas y avoir plus de 3,2 lignes/cm (8 lignes/pouce) verticalement. Il s'agit d'un espacement minimal ; 2,75 lignes/cm (7 lignes/pouce) rendra la proposition beaucoup plus lisible. Des corps de caractères plus grands nécessitent un espacement vertical plus important.
Titre Le titre de l'article doit apparaître en caractères gras et doit être EN MAJUSCULE. N'utilisez pas la notation mathématique LaTeX ($x_y$) dans le titre ; le titre doit être représentatif dans le jeu de caractères Unicode. Enfin, essayez d'éviter les acronymes peu communs dans le titre.
Liste des auteurs Le(s) nom(s) et affiliation(s) des auteurs apparaissent sous le titre en majuscules et minuscules. L'ICIP n'effectue pas d'examens à l'aveugle, alors assurez-vous d'inclure la liste des auteurs dans votre article soumis. Les propositions comportant plusieurs auteurs et affiliations peuvent nécessiter deux lignes ou plus pour cette information. L'ordre des auteurs sur le document doit correspondre exactement au nombre et à l'ordre des auteurs saisis dans le formulaire de soumission en ligne.


Présentation et évaluation

Lorsque votre fichier de documents est prêt, recueillez les renseignements suivants avant d'entrer dans le système de soumission :

  • Fichier en format PDF ;

  • Affiliation, adresse électronique et adresse postale de chaque auteur ;

  • Titre de l'article ;

  • Fichier contenant le résumé papier en format texte (pour copier et coller dans le formulaire de la page Web).


Correspondance

Les questions concernant le processus de soumission papier doivent être adressées à PN_IEEE_Submission@conferium.com. Indiquez votre ou vos numéro(s) de papier et titre(s) sur toute correspondance.

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Dates importantes

Date d'ouverture de la soumission des papiers
4 novembre 2019

Date d'ouverture de l'inscription
4 novembre 2019

Date limite de la soumission des papiers
4 mars 2020

Date limite de l'acceptation des papiers
20 avril 2020

Date limite des inscriptions pour les auteurs
27 avril 2020

Date limite pour obtenir le tarif préférentiel
27 avril 2020

Date de l'événement
26-28 mai 2020

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